Чтобы эффективно управлять временем, необходимы специальные навыки и это очень важные навыки, потому что от управления временем зависит социальная успешность человека, количество времени на досуг и отдых, психоэмоциональное и физическое самочувствие. При этом личная неорганизованность может мешать как человеку, которому необходимо выполнять большие объемы задач в течение дня, так и человеку, у которого в распоряжении много свободного времени.
1. Способность ощущать течение времени
Чтобы управлять временем, его течение важно ощущать внутри себя. Ведь именно с течением времени связана организация дня, недели, месяца, года.
2. Понимание, что такое процесс
Процесс имеет свое начало, средину и конец. Это означает, что процесс имеет свои границы – начало и окончание. Если не уделать должного времени и вниманию процессу, то не и с результатом возникнут проблемы.
3. Способность ощущать границы
Способность ощущать границы каждой задачи, иметь представление о структуре этой задачи, этапов ее выполнения. Иначе получится сплошной процесс непонятно чего, который ведет в некуда.
4. Способность спланировать последовательность
Способность спланировать последовательность задачи — очень важный навык для управления временем. Ведь в течение для постоянно нужно выполнять какие-то задачи. Планирование – один из важнейших навыков, чтобы эффективно управлять временем.
5.Способность разбирать крупные задачи на мелкие
Чтобы эффективно управлять временем, нужно уметь разбивать крупные задачи на более мелкие. Сложные или крупные задачи важно уметь видеть в деталях. Иначе просто не удастся сдвинуться с изначально точки еще куда-то.
6. Способность удерживать фокус своего внимания
Шестой навык управления временем — способность удерживать фокус своего внимания на выполнении текущей задачи. Все внимание должно быть отдано текущему процессу. Все отвлекающие факторы должны быть устранены. Тогда скорость и качество выполнения задачи возрастет в разы.
7. Ответственность за выполнение задач
Седьмой навык управления временем связан со способностью взять на себя разумную ответственность за выполнение задач. И это качество также связано с ощущением границ — где начинается и заканчивается ваша ответственность, и где находится ответственность других людей. Не следует также брать на себя ответственность за задачи, которые вашими не являются и, соответственно, не следует их выполнять.
Не следует обвинять обстоятельства в том, что вы что-то не успели или не смогли сделать. Ответственность за выполнение вашей задачи лежит только на вас. Например, перестаньте обвинять в своих опозданиях пробки на дорогах, лифты, сломанные часы и прочее. Вам на самом деле не перед кем оправдываться, кроме себя и обманываете вы в первую очередь себя, когда ищите внешние причины своим опозданиям. Найдите способ быть везде вовремя.
8. Способность вовремя отдыхать
Например, после каждой выполненной задачи отдыхать тридцать минут или десять минут в конце каждого часа. Необходимо отдыхать до того, когда появится чувство усталости. Тогда на восстановление сил потребуется меньше времени и будет сохраняться положительный психоэмоциональный тонус.
9. Способность спокойно и без спешки выполнять задачи
Внутренняя спешка создает дополнительное напряжение, мешает концентрации внимания и в последующем требует много времени на восстановление сил. В итоге – времени теряется на самом деле больше.
10. Способность определять правильные приоритеты для разных задач
Если задач стоит слишком много, следует выделять более срочные и более важные в первую очередь. Это очень важно правильно определять приоритеты.
11. Способность начинать и доводить начатое до конца
Одиннадцатый и очень важный навык, чтобы эффективно управлять временем — это способность уметь начинать и доводить начатое до конца.
К любым навыкам нужны еще и инструменты. Предлагаю простой и эффективный инструмент — ежедневник.
Полезный инструмент для эффективного управления временем
В организации управления временем вам поможет ежедневник. Он должен быть достаточно большого размера, чтобы в него поместилась вся необходимая информация. Ежедневники уменьшенной формы не подходят.
Ежедневник хорошо помогает в самоорганизации, особенно, если есть необходимость выполнять много задач ежедневно или этому нужно научиться. Кроме того, если записывать даже мелкие, несущественные задачи в ежедневник и выполнять их, этот способ организации дня помогает выйти из депрессивных состояний.
Также, ежедневник помогает держать на контроле всю необходимую информацию, разгрузить свою память и облегчить жизнь для нервной системы. С ежедневником вы никогда ничего не забудете, если вовремя запишите всю информацию.
• Записывайте в ежедневник все задачи, которые необходимо выполнить в течение дня, недели, года. Можно писать план на месяц, неделю или год на отдельных страницах.
• Выполняйте в любом случае все, что написано в ежедневнике. Просто берите и делайте. Можно отдельно прописывать план выполнения сложных задач и действовать по схеме.
• Устанавливайте реальные, осуществимые сроки выполнения каждой задачи.
• Каждый день определяйте или перераспределяйте приоритеты для каждой из задач на текущий и на следующий день. Начинайте выполнять вначале наиболее приоритетные задачи, затем – менее приоритетные. Если становится тяжело включиться в выполнение какой-то крупной задачи, начните делать что-то мелкое и легкое, доведите это до конца и затем приступайте к более сложным задачам.
• То, что не успели сделать сегодня, переносите на следующий день. Но обязательно выполняйте все, что написали. Если что-то не получается сразу, уделите этому больше времени или отложите на другое более подходящее время (перепишите на другую дату в ежедневнике), однако обязательно доводите свои планы до конечного результата.
• Иногда, если что-то долго не получается или получается не так, как хотелось бы, тогда эту задачу стоит протестировать на реальную и выполнимую. Возможно, ее стоит откорректировать или даже удалить из списка задач.
• Позаботьтесь о пространстве, которое вас окружает. Устраните все мешающие осуществлению своей задачи факторы. Например, отключите в интернете социальные сети, почту, скайп, предупредите других людей, чтобы вас не беспокоили, отключите на время выполнения задачи телефон (позже перезвоните) и т.д. Создайте удобную для работы атмосферу: иногда для этого требуется музыкальный фон, иногда порядок или наоборот беспорядок окружающей обстановки, запахи.
• В ежедневник также хорошо прописывать свой отдых и развлечения, выделять им отдельное время по тем же принципам, как и другим задачам.
• Подводите итоги сделанному. Каждый день должны быть хотя бы 2-3 задачи, которые вы довели до завершения. Также хорошо писать итоги месяца и года. Нет никакого смысла в планировании, если планы не доводятся до своей конечной реализации. Все начатое должно быть завершено.
Управлять временем и быть организованным человеком выгодно во всех отношениях. Можно больше успеть сделать, больше заработать, больше отдохнуть, больше радоваться жизни, больше времени проводить с близкими людьми. Для этого необходимо в себе выработать несколько основных важных качеств: чувство времени, ощущение границ, личная ответственность, планирование, внимание на текущей задаче, способность доводить запланированное до окончательного результата, способность своевременно отдыхать.
